Politique de protection des données personnelles des volontaires

Mise à jour : 28/09/2026

1. Objet

WENEOS accorde une importance particulière à la protection de la vie privée et à la confidentialité des informations confiées par les volontaires participant à ses études.

La présente politique a pour objet d’expliquer comment les données personnelles des volontaires sont collectées, utilisées, conservées, protégées et, le cas échéant, anonymisées dans le cadre de leur inscription et de leur participation aux études et évaluations réalisées par WENEOS.

Les données personnelles des volontaires sont strictement confidentielles. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales et ne sont jamais utilisées à des fins de publicité, de prospection ou de profilage commercial.

Cette politique s’applique spécifiquement aux données collectées dans le cadre de l’activité de volontaire et complète la politique générale de confidentialité de WENEOS.

Les finalités commerciales ou marketing susceptibles d’être mentionnées dans la politique générale de confidentialité de WENEOS ne s’appliquent pas aux données collectées auprès des volontaires dans le cadre de leur inscription ou de leur participation aux études.

2. Responsable du traitement

Les données sont traitées dans le cadre des activités de :

WENEOS
Société par Actions Simplifiée
SIREN : 434 372 132
176 rue Robert Schuman
60610 Lacroix-Saint-Ouen
France

Selon l’organisation de l’étude et les prestations réalisées, WENEOS peut intervenir en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant.

Lorsque cela est nécessaire, la notice d’information ou les documents remis dans le cadre d’une étude précisent le rôle de WENEOS ainsi que celui des autres intervenants éventuels.

Pour toute question concernant la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données :

dpo@weneos.com

3. Quelles données personnelles pouvons-nous collecter ?

WENEOS collecte uniquement les données nécessaires à la gestion des volontaires et à la réalisation des études.

Selon votre inscription et les caractéristiques de l’étude concernée, les informations collectées peuvent notamment comprendre :

nom et prénom ;
date de naissance ou âge ;
sexe ;
coordonnées téléphoniques et électroniques ;
identifiant interne de volontaire ;
photographie ;
vidéos ou enregistrements visuels réalisés dans le cadre d’une étude ;
phototype et/ou angle typologique individuel (ITA°);
caractéristiques physiologiques pertinentes ;
informations nécessaires à la vérification des critères d’inclusion ou d’exclusion ;
résultats des mesures et évaluations réalisées ;
informations médicales ou données de santé strictement nécessaires au protocole ;
historique des participations aux études ;
informations administratives nécessaires à l’organisation et au suivi de votre participation.

Seules les informations nécessaires à la finalité poursuivie sont collectées.

Les données de santé ainsi que les informations particulièrement sensibles font l’objet de mesures de protection renforcées.

4. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Les données collectées auprès des volontaires peuvent être utilisées notamment afin de :

gérer votre inscription dans la base de volontaires WENEOS ;
vérifier votre éligibilité à certaines études ;
identifier les études susceptibles de correspondre à votre profil ;
vous contacter afin de vous proposer de participer à une étude ;
organiser vos rendez-vous ;
assurer la réalisation des études ;
réaliser les mesures prévues dans les protocoles ;
assurer le suivi des volontaires ;
analyser et exploiter scientifiquement les résultats des études ;
assurer la traçabilité des études réalisées ;
répondre aux exigences qualité, réglementaires et contractuelles applicables ;
assurer la sécurité des volontaires ;
permettre le contrôle, l’audit ou la vérification des études lorsqu’ils sont nécessaires ;
réaliser des analyses statistiques ou scientifiques.

Les communications qui peuvent vous être adressées en votre qualité de volontaire concernent exclusivement votre inscription, votre participation aux études ou les propositions de nouvelles études susceptibles de vous concerner.

Votre inscription en tant que volontaire n’entraîne aucune inscription à une liste de prospection commerciale.

Vos coordonnées et les autres informations collectées dans le cadre de votre activité de volontaire ne sont pas utilisées pour vous proposer ou vous vendre des produits ou services commerciaux.

5. Utilisation scientifique, publications et présentations

Les données et résultats obtenus dans le cadre des études peuvent être utilisés par WENEOS à des fins scientifiques, techniques, pédagogiques ou institutionnelles.

Ils peuvent notamment être utilisés dans le cadre de :

publications scientifiques ;
articles scientifiques ou techniques ;
posters scientifiques ;
rapports ou documents techniques ;
conférences ;
congrès ;
séminaires ;
webinars ;
formations ;
présentations scientifiques ou professionnelles ;
communications auprès de la communauté scientifique ou professionnelle.

Toutes les données utilisées dans ce cadre sont anonymisées avant leur diffusion externe. Aucun élément permettant l’identification directe d’un volontaire n’est communiqué.

Les résultats peuvent notamment être présentés sous forme de données statistiques, graphiques, tableaux, illustrations, photographies ou vidéos anonymisées.

Photographies et vidéos

Certaines études peuvent nécessiter la réalisation de photographies ou de vidéos afin de documenter une zone étudiée, l’application d’un produit, une technique de mesure, une évolution ou tout autre élément nécessaire à l’étude. Le consentement signé avant chaque étude rappel ces éléments.

Ces photographies ou vidéos peuvent être utilisées dans le cadre de publications, conférences, congrès, séminaires, formations ou présentations scientifiques ou professionnelles.

Lorsqu’elles sont utilisées en dehors du dossier interne de l’étude, elles sont systématiquement anonymisées afin que le volontaire ne puisse pas être directement identifié.

Cela peut notamment inclure, selon le cas :

le cadrage limité à la zone étudiée ;
le masquage ou le floutage des éléments identifiants ;
la suppression de toute information nominative ;
toute autre mesure permettant d’empêcher l’identification directe de la personne.

Aucune photographie ou vidéo permettant l’identification directe d’un volontaire n’est communiquée à un client, commanditaire, partenaire ou autre tiers.

Le seul cas d’accès à une donnée directement identifiante demeure celui d’une demande légalement fondée d’une autorité compétente.

6. Confidentialité des données

Les données personnelles des volontaires restent strictement confidentielles.

Au sein de WENEOS, leur accès est limité aux seules personnes habilitées qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, notamment pour :

la gestion des volontaires ;
l’organisation et la réalisation des études ;
le suivi des volontaires ;
l’analyse des résultats ;
les activités qualité ;
la sécurité ;
le respect des obligations réglementaires.

Les collaborateurs ayant accès à ces informations sont soumis à des obligations de confidentialité.

L’accès aux données de santé est particulièrement restreint et limité aux personnes pour lesquelles cet accès est strictement nécessaire.

Aucune donnée directement identifiante relative aux volontaires n’est communiquée aux clients, commanditaires, partenaires ou autres tiers.

Toute donnée ou tout résultat transmis à l’extérieur de WENEOS est systématiquement anonymisé de manière à ne pas permettre l’identification du volontaire concerné.

7. Transmission des données aux clients et commanditaires

Les clients, commanditaires, partenaires ou autres tiers n’ont jamais accès aux données personnelles directement identifiantes des volontaires.

Les résultats communiqués dans le cadre d’une étude sont systématiquement transmis sous une forme anonymisée.

Les rapports, résultats, tableaux, graphiques, photographies ou autres éléments communiqués à un tiers sont préalablement traités de manière à empêcher l’identification du volontaire.

La réalisation d’une étude pour un client ou un commanditaire ne lui confère donc aucun droit d’accès aux données personnelles directes des volontaires.

Le seul cas dans lequel des données directement identifiantes peuvent être communiquées à un tiers concerne une obligation légale, réglementaire ou une demande émanant d’une autorité compétente dans le cadre de ses missions de contrôle.

Dans ce cas, seules les données strictement nécessaires sont communiquées, dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

8. Prestataires et sous-traitants

WENEOS peut faire appel à des prestataires techniques pour certaines opérations nécessaires à son activité, notamment pour l’hébergement, la maintenance informatique ou la gestion de certaines applications métiers.

Lorsque ces prestataires interviennent sur des systèmes susceptibles de contenir des données personnelles, leur accès est strictement limité à ce qui est nécessaire à leur mission et encadré contractuellement.

Ils sont notamment tenus :

de respecter la réglementation applicable ;
de traiter les données uniquement selon les instructions de WENEOS ;
de garantir leur confidentialité ;
de mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées ;
de ne pas exploiter les données pour leur propre compte.

Les prestataires ne disposent d’aucun droit leur permettant de vendre, céder, réutiliser ou exploiter les données des volontaires à leurs propres fins.

9. Protection et sécurité des données

WENEOS met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles adaptées au niveau de sensibilité des informations traitées afin de protéger les données contre :

l’accès non autorisé ;
la divulgation ;
la perte ;
la destruction ;
l’altération ;
l’utilisation abusive.

Selon les données concernées, les mesures mises en œuvre peuvent notamment comprendre :

la limitation et le contrôle des accès ;
la gestion des habilitations ;
l’authentification des utilisateurs ;
la pseudonymisation ;
le chiffrement ;
les sauvegardes ;
la traçabilité des opérations ;
la sécurisation des infrastructures et des systèmes d’information.

Les données médicales et les données de santé font l’objet de mesures de protection renforcées.

10. Combien de temps conservons-nous vos données ?

WENEOS applique des durées de conservation différentes selon la nature et la finalité des informations concernées.

Données relatives à votre inscription comme volontaire

Les informations nécessaires à la gestion de votre profil de volontaire sont conservées pendant une durée minimale de deux ans après votre dernière activation.

Est notamment considérée comme une activation toute interaction significative liée à votre activité de volontaire, telle qu’une participation à une étude, une mise à jour de votre profil ou toute autre action permettant de confirmer votre volonté de rester actif dans la base de volontaires WENEOS.

Cette durée peut être prolongée lorsque vous continuez à participer aux études ou lorsque la conservation des informations reste nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Données relatives aux études

Les données, résultats et documents associés à une étude sont conservés pendant une durée de 10 ans après la réalisation de l’étude.

Cette conservation permet notamment :

d’assurer la traçabilité scientifique des résultats ;
de permettre la vérification ultérieure des études ;
de répondre aux exigences qualité ;
de répondre aux obligations réglementaires ou contractuelles ;
de permettre la gestion d’éventuelles réclamations ;
d’assurer l’intégrité des données scientifiques produites.

Une durée supérieure peut exceptionnellement être appliquée lorsqu’une obligation réglementaire, légale ou contractuelle l’impose.

À l’issue des périodes de conservation applicables, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de manière irréversible lorsqu’une conservation des résultats présente un intérêt scientifique, statistique, réglementaire ou historique.

11. Anonymisation des données

Afin de préserver la confidentialité des volontaires tout en garantissant la validité, l’intégrité et la traçabilité des études réalisées, WENEOS peut procéder à l’anonymisation irréversible des données personnelles.

Lorsque les conditions applicables à une demande d’effacement sont réunies, les informations permettant d’identifier directement le volontaire peuvent être supprimées ou anonymisées.

Lorsque certaines données issues d’une étude doivent être conservées afin de garantir l’intégrité scientifique, la traçabilité ou le respect des obligations applicables à cette étude, elles peuvent être anonymisées de manière irréversible plutôt que supprimées.

Après anonymisation irréversible, il n’est plus possible pour WENEOS d’identifier la personne concernée à partir des informations conservées.

L’anonymisation permet ainsi de conserver les résultats nécessaires à la justification scientifique de l’étude tout en supprimant le lien permettant d’identifier le volontaire.

12. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous pouvez, selon les conditions prévues par celle-ci, exercer notamment les droits suivants :

droit d’accès à vos données ;
droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
droit à l’effacement ;
droit à la limitation du traitement ;
droit d’opposition lorsque celui-ci est applicable ;
droit à la portabilité lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies ;
droit de retirer votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Vous pouvez également demander à ne plus être contacté pour participer à de nouvelles études.

Cette demande n’entraîne pas nécessairement la suppression des données relatives aux études auxquelles vous avez déjà participé lorsqu’elles doivent être conservées pour des raisons scientifiques, réglementaires, contractuelles ou de traçabilité.

Dans ce cas, les informations permettant de vous identifier directement peuvent être anonymisées de manière irréversible afin qu’il ne soit plus possible de vous identifier, tout en permettant à WENEOS de conserver les résultats nécessaires à l’intégrité et à la traçabilité de l’étude.

L’exercice d’un droit est apprécié en fonction de la nature du traitement et des obligations applicables à WENEOS.

13. Retrait de votre inscription comme volontaire

Vous pouvez à tout moment demander à ne plus être inscrit en tant que volontaire actif auprès de WENEOS et à ne plus recevoir de propositions de participation à de nouvelles études.

Cette demande peut être adressée à WENEOS ou directement à notre Délégué à la Protection des Données.

Le retrait de votre inscription comme volontaire n’entraîne pas nécessairement la suppression immédiate des données relatives aux études déjà réalisées.

Les informations relatives à ces études restent soumises à leur durée de conservation de 10 ans après l’étude et peuvent être anonymisées afin de préserver l’intégrité et la traçabilité des résultats.

14. Accès par les autorités compétentes

Les données personnelles directement identifiantes des volontaires ne sont accessibles qu’au personnel habilité de WENEOS.

Elles ne sont jamais transmises aux clients, commanditaires, partenaires ou autres tiers.

Toute communication externe est effectuée sous une forme anonymisée.

Par exception, certaines données directement identifiantes peuvent être communiquées lorsque WENEOS est tenu de répondre à une obligation légale ou réglementaire, ou à une demande d’une autorité compétente dans le cadre de ses missions de contrôle.

Dans ce cas, la communication est limitée aux seules données strictement nécessaires à la demande ou au contrôle concerné.

15. Incidents et violations de données

WENEOS dispose d’une procédure de gestion des incidents susceptibles d’affecter des données personnelles.

Toute violation de données fait l’objet d’une analyse permettant notamment d’identifier :

la nature de l’incident ;
les informations concernées ;
les personnes potentiellement concernées ;
les conséquences possibles ;
les mesures correctives nécessaires.

Lorsque les conditions réglementaires sont réunies, l’autorité de contrôle compétente ainsi que les personnes concernées sont informées conformément aux exigences applicables.

16. Exercer vos droits ou nous contacter

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données :

DPO – WENEOS
176 rue Robert Schuman
60610 Lacroix-Saint-Ouen
France

E-mail : dpo@weneos.com

WENEOS traite les demandes relatives aux données personnelles conformément aux délais prévus par la réglementation applicable.

Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données personnelles.

17. Modification de la présente politique

La présente politique peut être mise à jour afin de tenir compte :

de l’évolution des activités de WENEOS ;
de l’évolution des études réalisées ;
de l’évolution des outils et technologies utilisés ;
des évolutions réglementaires ;
des recommandations des autorités compétentes.