Política de protección de datos personales de los voluntarios
Actualización: 28/09/2026
1. Objeto
WENEOS concede especial importancia a la protección de la privacidad y a la confidencialidad de la información confiada por los voluntarios que participan en sus estudios.
La presente política tiene por objeto explicar cómo se recopilan, utilizan, conservan, protegen y, en su caso, anonimizan los datos personales de los voluntarios en el marco de su inscripción y participación en los estudios y evaluaciones realizados por WENEOS.
Los datos personales de los voluntarios son estrictamente confidenciales. No se venden, alquilan ni ceden a terceros con fines comerciales y nunca se utilizan con fines publicitarios, de prospección o de elaboración de perfiles comerciales.
Esta política se aplica específicamente a los datos recopilados en el marco de la actividad de voluntariado y complementa la política general de privacidad de WENEOS.
Las finalidades comerciales o de marketing que puedan mencionarse en la política general de privacidad de WENEOS no se aplican a los datos recopilados de los voluntarios en el marco de su inscripción o participación en los estudios.
2. Responsable del tratamiento
Los datos se tratan en el marco de las actividades de:
WENEOS
Sociedad por Acciones Simplificada
SIREN: 434 372 132
176 rue Robert Schuman
60610 Lacroix-Saint-Ouen
Francia
Según la organización del estudio y los servicios prestados, WENEOS puede actuar como responsable del tratamiento o como encargado del tratamiento.
Cuando sea necesario, la nota informativa o los documentos entregados en el marco de un estudio especificarán el papel de WENEOS, así como el de otros posibles intervinientes.
Para cualquier pregunta relativa a la protección de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos:
3. ¿Qué datos personales podemos recopilar?
WENEOS recopila únicamente los datos necesarios para la gestión de los voluntarios y la realización de los estudios.
Según su inscripción y las características del estudio en cuestión, la información recopilada puede incluir, entre otros:
- nombre y apellidos;
- fecha de nacimiento o edad;
- sexo;
- datos de contacto telefónicos y electrónicos;
- identificador interno de voluntario;
- fotografía;
- vídeos o grabaciones visuales realizadas en el marco de un estudio;
- fototipo y/o ángulo tipológico individual (ITA°);
- características fisiológicas pertinentes;
- información necesaria para la verificación de los criterios de inclusión o exclusión;
- resultados de las mediciones y evaluaciones realizadas;
- información médica o datos de salud estrictamente necesarios para el protocolo;
- historial de participaciones en estudios;
- información administrativa necesaria para la organización y el seguimiento de su participación.
Solo se recopila la información necesaria para la finalidad perseguida.
Los datos de salud, así como la información particularmente sensible, son objeto de medidas de protección reforzadas.
4. ¿Por qué utilizamos sus datos?
Los datos recopilados de los voluntarios pueden utilizarse, en particular, para:
- gestionar su inscripción en la base de voluntarios de WENEOS;
- verificar su elegibilidad para ciertos estudios;
- identificar los estudios que puedan corresponder a su perfil;
- contactarle para proponerle participar en un estudio;
- organizar sus citas;
- garantizar la realización de los estudios;
- realizar las mediciones previstas en los protocolos;
- garantizar el seguimiento de los voluntarios;
- analizar y explotar científicamente los resultados de los estudios;
- garantizar la trazabilidad de los estudios realizados;
- cumplir con los requisitos de calidad, reglamentarios y contractuales aplicables;
- garantizar la seguridad de los voluntarios;
- permitir el control, la auditoría o la verificación de los estudios cuando sean necesarios;
- realizar análisis estadísticos o científicos.
Las comunicaciones que se le puedan dirigir en su calidad de voluntario se refieren exclusivamente a su inscripción, su participación en los estudios o las propuestas de nuevos estudios que puedan ser de su interés.
Su inscripción como voluntario no implica ninguna inscripción en una lista de prospección comercial.
Sus datos de contacto y la demás información recopilada en el marco de su actividad como voluntario no se utilizan para ofrecerle o venderle productos o servicios comerciales.
5. Uso científico, publicaciones y presentaciones
Los datos y resultados obtenidos en el marco de los estudios pueden ser utilizados por WENEOS con fines científicos, técnicos, pedagógicos o institucionales.
Pueden utilizarse, en particular, en el marco de:
- publicaciones científicas;
- artículos científicos o técnicos;
- pósteres científicos;
- informes o documentos técnicos;
- conferencias;
- congresos;
- seminarios;
- webinars;
- formaciones;
- presentaciones científicas o profesionales;
- comunicaciones a la comunidad científica o profesional.
Todos los datos utilizados en este marco se anonimizan antes de su difusión externa. No se comunica ningún elemento que permita la identificación directa de un voluntario.
Los resultados pueden presentarse, en particular, en forma de datos estadísticos, gráficos, tablas, ilustraciones, fotografías o vídeos anonimizados.
Fotografías y vídeos
Algunos estudios pueden requerir la realización de fotografías o vídeos para documentar una zona estudiada, la aplicación de un producto, una técnica de medición, una evolución o cualquier otro elemento necesario para el estudio. El consentimiento firmado antes de cada estudio recuerda estos elementos.
Estas fotografías o vídeos pueden utilizarse en el marco de publicaciones, conferencias, congresos, seminarios, formaciones o presentaciones científicas o profesionales.
Cuando se utilizan fuera del expediente interno del estudio, se anonimizan sistemáticamente para que el voluntario no pueda ser identificado directamente.
Esto puede incluir, según el caso:
- el encuadre limitado a la zona estudiada;
- el enmascaramiento o desenfoque de los elementos identificativos;
- la supresión de cualquier información nominativa;
- cualquier otra medida que impida la identificación directa de la persona.
No se comunica ninguna fotografía o vídeo que permita la identificación directa de un voluntario a un cliente, promotor, socio u otro tercero.
El único caso de acceso a un dato directamente identificable es el de una solicitud legalmente fundada de una autoridad competente.
6. Confidencialidad de los datos
Los datos personales de los voluntarios permanecen estrictamente confidenciales.
Dentro de WENEOS, su acceso está limitado únicamente a las personas autorizadas que lo necesiten en el marco de sus funciones, en particular para:
- la gestión de los voluntarios;
- la organización y realización de los estudios;
- el seguimiento de los voluntarios;
- el análisis de los resultados;
- las actividades de calidad;
- la seguridad;
- el cumplimiento de las obligaciones reglamentarias.
Los colaboradores que tienen acceso a esta información están sujetos a obligaciones de confidencialidad.
El acceso a los datos de salud está particularmente restringido y limitado a las personas para las que este acceso es estrictamente necesario.
No se comunica ningún dato directamente identificable relativo a los voluntarios a los clientes, promotores, socios u otros terceros.
Cualquier dato o resultado transmitido fuera de WENEOS se anonimiza sistemáticamente para no permitir la identificación del voluntario en cuestión.
7. Transmisión de datos a clientes y promotores
Los clientes, promotores, socios u otros terceros nunca tienen acceso a los datos personales directamente identificables de los voluntarios.
Los resultados comunicados en el marco de un estudio se transmiten sistemáticamente de forma anonimizada.
Los informes, resultados, tablas, gráficos, fotografías u otros elementos comunicados a un tercero se tratan previamente para impedir la identificación del voluntario.
La realización de un estudio para un cliente o un promotor no le confiere, por tanto, ningún derecho de acceso a los datos personales directos de los voluntarios.
El único caso en el que los datos directamente identificables pueden comunicarse a un tercero se refiere a una obligación legal, reglamentaria o a una solicitud de una autoridad competente en el marco de sus misiones de control.
En este caso, solo se comunican los datos estrictamente necesarios, en las condiciones previstas por la normativa aplicable.
8. Proveedores de servicios y encargados del tratamiento
WENEOS puede recurrir a proveedores de servicios técnicos para ciertas operaciones necesarias para su actividad, en particular para el alojamiento, el mantenimiento informático o la gestión de ciertas aplicaciones empresariales.
Cuando estos proveedores intervienen en sistemas susceptibles de contener datos personales, su acceso está estrictamente limitado a lo necesario para su misión y está regulado contractualmente.
Están obligados, en particular, a:
- respetar la normativa aplicable;
- tratar los datos únicamente según las instrucciones de WENEOS;
- garantizar su confidencialidad;
- implementar medidas de seguridad adecuadas;
- no explotar los datos para su propio beneficio.
Los proveedores de servicios no tienen ningún derecho que les permita vender, ceder, reutilizar o explotar los datos de los voluntarios para sus propios fines.
9. Protección y seguridad de los datos
WENEOS implementa las medidas técnicas y organizativas adaptadas al nivel de sensibilidad de la información tratada para proteger los datos contra:
- el acceso no autorizado;
- la divulgación;
- la pérdida;
- la destrucción;
- la alteración;
- el uso indebido.
Según los datos en cuestión, las medidas implementadas pueden incluir, en particular:
- la limitación y el control de los accesos;
- la gestión de las autorizaciones;
- la autenticación de los usuarios;
- la seudonimización;
- el cifrado;
- las copias de seguridad;
- la trazabilidad de las operaciones;
- la seguridad de las infraestructuras y los sistemas de información.
Los datos médicos y los datos de salud son objeto de medidas de protección reforzadas.
10. ¿Cuánto tiempo conservamos sus datos?
WENEOS aplica diferentes períodos de conservación según la naturaleza y la finalidad de la información en cuestión.
Datos relativos a su inscripción como voluntario
La información necesaria para la gestión de su perfil de voluntario se conserva durante un período mínimo de dos años después de su última activación.
Se considera una activación cualquier interacción significativa relacionada con su actividad de voluntariado, como la participación en un estudio, una actualización de su perfil o cualquier otra acción que permita confirmar su voluntad de permanecer activo en la base de voluntarios de WENEOS.
Este período puede prolongarse si usted continúa participando en los estudios o si la conservación de la información sigue siendo necesaria en relación con las finalidades para las que fue recopilada.
Datos relativos a los estudios
Los datos, resultados y documentos asociados a un estudio se conservan durante un período de 10 años después de la realización del estudio.
Esta conservación permite, en particular:
- garantizar la trazabilidad científica de los resultados;
- permitir la verificación posterior de los estudios;
- cumplir con los requisitos de calidad;
- cumplir con las obligaciones reglamentarias o contractuales;
- permitir la gestión de posibles reclamaciones;
- garantizar la integridad de los datos científicos producidos.
Excepcionalmente, se puede aplicar un período superior cuando una obligación reglamentaria, legal o contractual así lo imponga.
Al finalizar los períodos de conservación aplicables, los datos se eliminan de forma segura o se anonimizan de forma irreversible cuando la conservación de los resultados presenta un interés científico, estadístico, reglamentario o histórico.
11. Anonimización de los datos
Con el fin de preservar la confidencialidad de los voluntarios y garantizar la validez, integridad y trazabilidad de los estudios realizados, WENEOS puede proceder a la anonimización irreversible de los datos personales.
Cuando se cumplen las condiciones aplicables a una solicitud de supresión, la información que permite identificar directamente al voluntario puede ser eliminada o anonimizada.
Cuando ciertos datos de un estudio deben conservarse para garantizar la integridad científica, la trazabilidad o el cumplimiento de las obligaciones aplicables a dicho estudio, pueden anonimizarse de forma irreversible en lugar de eliminarse.
Después de la anonimización irreversible, ya no es posible para WENEOS identificar a la persona en cuestión a partir de la información conservada.
La anonimización permite así conservar los resultados necesarios para la justificación científica del estudio, eliminando al mismo tiempo el vínculo que permite identificar al voluntario.
12. Sus derechos
De conformidad con la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, usted puede, según las condiciones previstas por la misma, ejercer, en particular, los siguientes derechos:
- derecho de acceso a sus datos;
- derecho de rectificación de los datos inexactos o incompletos;
- derecho de supresión;
- derecho a la limitación del tratamiento;
- derecho de oposición cuando este sea aplicable;
- derecho a la portabilidad cuando se cumplen las condiciones previstas por la normativa;
- derecho a retirar su consentimiento cuando un tratamiento se base en él.
También puede solicitar que no se le contacte más para participar en nuevos estudios.
Esta solicitud no implica necesariamente la supresión de los datos relativos a los estudios en los que ya ha participado cuando deban conservarse por razones científicas, reglamentarias, contractuales o de trazabilidad.
En este caso, la información que permite identificarle directamente puede anonimizarse de forma irreversible para que ya no sea posible identificarle, permitiendo a WENEOS conservar los resultados necesarios para la integridad y trazabilidad del estudio.
El ejercicio de un derecho se evalúa en función de la naturaleza del tratamiento y de las obligaciones aplicables a WENEOS.
13. Retirada de su inscripción como voluntario
Usted puede solicitar en cualquier momento dejar de estar inscrito como voluntario activo en WENEOS y dejar de recibir propuestas de participación en nuevos estudios.
Esta solicitud puede dirigirse a WENEOS o directamente a nuestro Delegado de Protección de Datos.
La retirada de su inscripción como voluntario no implica necesariamente la supresión inmediata de los datos relativos a los estudios ya realizados.
La información relativa a estos estudios sigue sujeta a su período de conservación de 10 años después del estudio y puede anonimizarse para preservar la integridad y trazabilidad de los resultados.
14. Acceso por las autoridades competentes
Los datos personales directamente identificables de los voluntarios solo son accesibles al personal autorizado de WENEOS.
Nunca se transmiten a clientes, promotores, socios u otros terceros.
Toda comunicación externa se realiza de forma anonimizada.
Por excepción, ciertos datos directamente identificables pueden comunicarse cuando WENEOS está obligado a cumplir una obligación legal o reglamentaria, o una solicitud de una autoridad competente en el marco de sus misiones de control.
En este caso, la comunicación se limita únicamente a los datos estrictamente necesarios para la solicitud o el control en cuestión.
15. Incidentes y violaciones de datos
WENEOS dispone de un procedimiento de gestión de incidentes susceptibles de afectar a datos personales.
Toda violación de datos es objeto de un análisis que permite, en particular, identificar:
- la naturaleza del incidente;
- la información afectada;
- las personas potencialmente afectadas;
- las posibles consecuencias;
- las medidas correctivas necesarias.
Cuando se cumplen las condiciones reglamentarias, la autoridad de control competente, así como las personas afectadas, son informadas de conformidad con los requisitos aplicables.
16. Ejercer sus derechos o contactarnos
Para cualquier pregunta relativa al tratamiento de sus datos personales o para ejercer sus derechos, puede ponerse en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos:
DPO – WENEOS
176 rue Robert Schuman
60610 Lacroix-Saint-Ouen
Francia
Correo electrónico: dpo@weneos.com
WENEOS tramita las solicitudes relativas a datos personales de conformidad con los plazos previstos por la normativa aplicable.
Si considera que sus derechos no han sido respetados, también tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales.
17. Modificación de la presente política
La presente política puede actualizarse para tener en cuenta:
- la evolución de las actividades de WENEOS;
- la evolución de los estudios realizados;
- la evolución de las herramientas y tecnologías utilizadas;
- las evoluciones reglamentarias;
- las recomendaciones de las autoridades competentes.